Tâches pour les personnes

Un workflow qui ne fait qu'écrire des champs et envoyer des e-mails pourrait être un script. Ce qui en fait un processus métier, c'est la Tâche : une étape qui attend une personne, avec ses propres boutons, un délai et un écran où elle décide.

Cette page traite des tâches, de qui fait démarrer le processus et de comment on suit ce qui est en cours.

#L'étape Tâche

Faites glisser Tâche de la palette vers la toile et sélectionnez-la. Le panneau de droite montre tout ce dont une tâche a besoin :

Champ	Ce qu'il fait
Nom de l'étape	Ce que la personne lit dans la liste des tâches et ce qui reste dans l'historique.
Utilisateurs	Des comptes de l'app choisis à la main.
Rôles	Tous les utilisateurs qui ont ce rôle.
Écran à ouvrir	L'écran que la personne ouvre pour décider. Il reçoit la clé de l'enregistrement comme paramètre. Aucun = on décide uniquement avec les boutons.
Délai (jours)	Jours à compter du moment où la tâche naît. 0 = sans délai.
Décisions	Les boutons que la personne voit. Voir ci-dessous.

Sur les destinataires : « qui reçoit la tâche est résolu à sa création : changer de rôle ensuite n'enlève pas la tâche à celui qui l'avait déjà ». Une tâche attribuée le lundi à ceux qui avaient le rôle direcao reste avec ces personnes même si le rôle change le mercredi.

#Décisions — les boutons et les chemins

Une décision est, en même temps, un bouton sur l'écran et une sortie dans le schéma. On la déclare une seule fois.

1. Ouvrez Décisions avec le bouton ….
2. Chaque ligne a un Libellé (ce que la personne lit : « Aprovar ») et un Identifiant (ce qu'utilise le code : aprovar).
3. Cliquez sur Ajouter une décision pour celles qui manquent.
4. Fermez et reliez, sur la toile, chaque sortie à l'étape qui lui correspond.

Dans l'exemple, la tâche Aprovação da direcção en a trois : Aprovar, Rejeitar et Pedir mais dados. Chacune emmène le processus par un chemin différent — la première conclut l'affaire, la deuxième la marque comme perdue, la troisième renvoie le dossier au commercial et attend son signal.

#Ce que la personne voit dans l'app

Du côté de ceux qui utilisent l'application, une tâche apparaît par deux widgets du constructeur d'écrans :

Widget	Ce qu'il montre
Mes tâches	La boîte de réception de qui a une session : ses tâches ouvertes, avec les boutons de décision de chacune.
État du processus	Où en est le processus d'un enregistrement — « Actuellement à », les derniers sauts, et (facultativement) les boutons de décision.

Des propriétés qui valent la peine d'être connues :

• Afficher les boutons de décision — « ils n'apparaissent que si la tâche ouverte est attribuée à la personne qui regarde ». Personne ne décide à la place d'un autre.
• Ouvrir l'écran de la tâche — en cliquant sur une tâche, ouvre l'écran qu'elle indique, déjà avec la clé de l'enregistrement.
• Étapes à afficher (dans État du processus) — combien d'étapes de l'historique se voient.
• Entité et Clé de l'enregistrement — quel enregistrement le widget suit.

Quand la personne clique sur un bouton, la tâche se ferme et le processus continue par la sortie correspondante — immédiatement, sans que personne ait à aller « exécuter » quoi que ce soit.

En code, la même chose se fait avec le SDK des écrans (TypeScript) :

const minhas = await keplin.workflow.tasks();
await keplin.workflow.complete(minhas[0].id, "aprovar", { nota: "ok" });

#Formes de démarrage

Un workflow ne sait pas qui le démarre — et c'est exprès. Celui qui décide, c'est l'écran, le code ou le processus parent. Il y a quatre formes :

Forme	Comment on fait
Bouton ou événement d'un écran	Dans un événement TypeScript : await keplin.workflow.start("wf_4ef9ed11", id).
Script Python	workflow.start("Aprovação de oportunidade", 42) — accepte le nom ou l'identifiant.
Sous-workflow	Une étape Sous-workflow dans un autre processus, sur le même enregistrement.
Signal	Un processus déjà en cours, arrêté sur un Attendre un événement, est repris avec signal(...).

Dans chacune d'elles, la clé de l'enregistrement est obligatoire : toute exécution porte sur un enregistrement. Le démarrage rend la main « dès que le moteur atteint la première attente — il n'attend jamais que le processus se termine », et renvoie l'identifiant de l'exécution créée.

L'identifiant du processus (wf_…) se copie dans l'en-tête du schéma, d'un clic — c'est ce qui se colle dans le code.

#Suivre les exécutions

Dans l'onglet Exécutions du processus, on voit tout ce qui a déjà tourné :

En haut, un filtre par état (Tous les états), le compte des exécutions et le bouton Supprimer les terminées. Un processus qui n'a pas encore tourné affiche « Ce processus ne s'est encore jamais exécuté. ».

Les états d'une exécution :

État	Signifie
En cours	Elle exécute des étapes en ce moment.
En attente	Arrêtée — sur une tâche, sur un Attendre ou sur un Attendre un événement.
Terminée	Elle est arrivée à une Fin.
Échouée	Une étape a échoué (un script qui a explosé, une écriture refusée).
Annulée	Elle a été arrêtée avant la fin.

Chaque ligne montre l'enregistrement, l'état, quand elle a commencé et combien d'étapes elle a franchies. En ouvrant la ligne, on voit l'historique — une entrée par événement, avec le nom de l'étape tel qu'il est dans le schéma :

Événement	Quand il apparaît
démarrage	Au début de l'exécution.
étape	Chaque étape exécutée.
décision	Une condition qui a choisi un chemin, ou une tâche tranchée.
attente / reprise	Elle est entrée en attente / elle a été réveillée.
fin / échec / annulation	Le dénouement.

Le bouton Voir le chemin dans le schéma est le plus utile de tous : il allume, sur la toile, les étapes par lesquelles cette exécution est passée, numérotées dans l'ordre où elles se sont produites. On revient à la normale avec effacer le chemin, à côté des onglets.

#Nettoyer l'historique

Supprimer les terminées « supprime les exécutions terminées, échouées et annulées de ce processus, ainsi que leur historique. Celles qui sont en cours ou en attente sont conservées. Cette action est irréversible. »

Pour une politique automatique, utilisez la Rotation des enregistrements dans les paramètres de l'app : les fiches de workflow terminées sont supprimées au bout du délai que vous définissez, « celles qui s'exécutent encore ou qui attendent quelqu'un ne sont jamais supprimées », et « celles qui ont échoué restent deux fois plus longtemps ».

#Questions fréquentes

La personne ne voit pas sa tâche. Par ordre de probabilité : l'écran où se trouve le widget Mes tâches ne lui est pas accessible ; la tâche a été attribuée à un rôle qu'elle n'a pas ; ou le compte de l'app n'est pas la personne que vous croyez — les comptes de l'app sont indépendants des comptes de la plateforme (voir Utilisateurs de l'app).

Puis-je réattribuer une tâche à une autre personne ? L'attribution est figée au moment où la tâche naît. Pour les cas de remplacement, dessinez le processus avec des Rôles plutôt que des utilisateurs : il suffit de donner le rôle à celui qui remplace.

Le délai fait-il quelque chose tout seul ? Le délai marque la tâche et s'affiche à qui l'a. Pour agir sur un retard — prévenir le chef, escalader — dessinez ce chemin : un Parallèle avec une branche qui va vers un Attendre de N jours et de là vers un Notifier.

Une exécution a échoué. Puis-je la reprendre ? Une exécution échouée reste enregistrée avec l'étape et l'erreur. Le chemin normal est de corriger la cause (le script, la permission) et de démarrer le processus à nouveau sur le même enregistrement — si la concurrence est en Une seule à la fois, vérifiez d'abord que l'exécution échouée ne compte plus comme vivante.