Designe prosesser

En arbeidsflyt er en forretningsprosess tegnet på et lerret: trinn koblet med piler, beslutninger som åpner veier, ventepunkter som kan vare i uker og oppgaver tildelt personer. Det er den rette brikken for alt som har tilstander og folk oppi det — en godkjenning av en utgift, avslutningen av en salgsmulighet, onboardingen av en ny kunde.

En arbeidsflyt skiller seg fra et skript på tidsplan på to punkter:

• Hver kjøring handler om ÉN post. Det er ikke valgfritt: hver kjøring er festet til én rad i en entitet i appen — mulighet 42, konto 17. Det er den posten trinnene leser og skriver til.
• En kjøring kan sove. Et skript kjører på sekunder; en prosess kan bli stående i tre uker og vente på at noen skal trykke på en knapp, og gjenopptar nøyaktig der den stoppet.

Gjennom hele dette kapittelet bruker vi prosessen Aprovação de oportunidade i appen Kundeadministrasjon: muligheter over 25 000 € innom ledelsen før de avsluttes; under det avsluttes de av seg selv.

#Hvor arbeidsflytene bor

Arbeidsflytene hører til UI-siden av appen: åpne minifanen UI og gå nedover i treet til gruppen Arbeidsflyter, under skjermene og filene. Hver prosess er en linje; klikker du på navnet, åpnes designet i en fane i arbeidsområdet.

I en app som ennå ikke har noen, viser gruppen bare «Ingen arbeidsflyter ennå.».

#Opprette en arbeidsflyt

1. Hold markøren over linjen til gruppen Arbeidsflyter og klikk på knappen Ny arbeidsflyt (nodeikonet, til høyre for mappeikonet).
2. Fyll ut Navn — for eksempel Godkjenning av utgift. Det er navnet som vises i treet, i historikken over kjøringer og i listene der prosessen velges.
3. Klikk på Opprett.

Prosessen blir født med en Start-node allerede på lerretet — uten den finnes det ingen vei inn — og designet åpnes med én gang.

#Designet

Fanen til en arbeidsflyt har to visninger, Design og Kjøringer, og Design deler seg i tre kolonner:

Sone	Hva det er
Noder (til venstre)	Paletten med trinntypene. Du drar en av dem ut på lerretet.
Lerretet (i midten)	Prosessen slik den er tegnet. Du drar for å flytte, og kobler utgang til inngang for å lage piler.
Panelet til høyre	Egenskapene — til prosessen når ingenting er valgt, til trinnet når noe er det.

I overskriften, til høyre for navnet, står identifikatoren til prosessen (en kode som wf_4ef9ed11, som kopieres med ett klikk — det er den koden bruker for å sette prosessen i gang), tilstanden til lagringen, og pilene for angre og gjør om.

Det finnes ingen lagreknapp: designet lagrer seg selv, et øyeblikk etter hver endring.

#Nodepaletten

For å legge til et trinn drar du typen fra paletten ut på lerretet. For å koble det puller du en pil fra utgangspunktet til ett trinn til inngangspunktet på det neste. For å slette markerer du og trykker Delete.

Start-noden er unntaket: den finnes alltid, og den slettes ikke.

Hver type er beskrevet på den neste siden, Trinn, beslutninger og ventepunkter. Kortversjonen:

Gruppe	Noder
Bestemme og forgrene	Betingelse, Parallell, Sammenføyning, Løkke
Vente	Vent, Vent på hendelse
Handle	Skriv til posten, Varsle, E-post, Kjør skript, Underarbeidsflyt
Folk	Oppgave
Avslutte	Slutt

#Egenskapene til prosessen

Klikk på et tomt sted på lerretet for å avmarkere det valgte trinnet — panelet til høyre viser da egenskapene til prosessen.

Felt	Hva det gjør
Beskrivelse	«Hva denne prosessen er til for.» Fri tekst, bare for den som bygger.
På	Er den av, «starter prosessen aldri fra en hendelse — den finnes bare for design». Den kan fortsatt redigeres; den kjører bare ikke.
Kjøringer på samme post	Så mange som trengs eller Bare én om gangen.
Entitet	Entiteten hver kjøring handler om — en av tabell-API-ene i appen.
Nøkkelfelt	Feltet som identifiserer posten (som regel primærnøkkelen).
Variabler	Se den neste seksjonen.

Om samtidighet: med Bare én om gangen «starter det ingenting å utløse hendelsen på nytt mens en kjøring lever». Det er det du vil ha i en godkjenning — den samme muligheten bør ikke ha to godkjenningsprosesser i gang samtidig. I en prosess av typen «feriesøknad», der den samme medarbeideren kan ha flere søknader, velger du Så mange som trengs.

#Variabler i prosessen

Variablene er «det kjøringen bærer med seg: kommentarer, beregnede verdier, beslutninger». De lever så lenge kjøringen lever, og er uavhengige av posten — kommentaren ledelsen skrev trenger ikke å lagres i tabellen over muligheter for at prosessen skal kunne bruke den tre trinn senere.

Du åpner dem med knappen … på linjen Variabler:

1. Klikk på Legg til variabel.
2. Gi den et Navn (uten mellomrom — det er slik trinnene omtaler den).
3. Velg Type: Tekst, Tall, Ja/nei eller Dato.
4. Eventuelt en Startverdi.

Fra da av kan hvilket som helst trinn som ber om en verdi hente den fra variabelen, og trinnene Kjør skript og Oppgave kan skrive til den.

#Advarslene i designet

Under lerretet dukker det opp en linje hver gang det er problemer — «{n} feil, {n} advarsler i designet». Klikker du på den, åpnes listen; klikker du på en linje, markeres trinnet det gjelder.

De vanligste problemene:

Melding	Hva det betyr
«Prosessen har ingen startnode.»	Feil. Uten start går den ikke i gang.
«Velg entiteten — hver kjøring handler om én post.»	Feil. Entitet mangler i egenskapene.
«Denne oppgaven sier ikke hvem den er tildelt — kjøringen vil feile her.»	Feil. En oppgave uten mottakere når aldri fram til noen.
«Denne oppgaven har ingen beslutninger: personen ville ikke hatt noe å trykke på.»	Feil. Se Oppgaver til folk.
«Det kan bare være én Start: den som setter i gang navngir arbeidsflyten, ikke trinnet.»	Feil. Slett de overflødige startene.
«Utgangen «X» fører ingen steder.»	Advarsel. Det er en vei som ikke er koblet.
«Dette trinnet kan ikke nås fra starten.»	Advarsel. Et løst trinn på lerretet.
«Prosessen har ingen sluttnode.»	Advarsel.

#På eller av

Merket ved siden av navnet viser På eller Av. Det er bryteren På i egenskapene som styrer det, og regelen er enkel: er den av, starter prosessen ikke av noe som helst — verken av en knapp på en skjerm eller av et skript. Det er nyttig når du vil designe i ro, og når du vil stoppe en prosess med problemer uten å slette den.

#Gi nytt navn, flytte og slette

I menyen ⋮ på linjen til arbeidsflyten, i treet:

• Gi nytt navn — endrer visningsnavnet. Identifikatoren til prosessen (wf_…) endres ikke, så ingenting av det som kaller den ryker.
• Flytt — til en annen mappe inne i Arbeidsflyter.
• Slett — sletter designet. Kjøringene som allerede har vært, mister prosessen de hørte til.

#Vanlige spørsmål

Jeg redigerte designet mens kjøringer var i gang. Hva skjer med dem som kjører? Ingenting. Hver kjøring tar vare på kopien av designet den startet med — den som er midt i en prosess ser ikke gulvet flytte seg. Den nye versjonen gjelder for kjøringene som starter fra da av.

Kan jeg ha to Start-noder? Nei. Det er skjermen, skriptet eller foreldreprosessen som setter prosessen i gang — ikke designet. En Start nummer to er en feil som meldes på advarselslinjen.

Prosessen er På, men den starter ikke. Sjekk tre ting: om Entitet er valgt; om samtidigheten står på Bare én om gangen og det allerede finnes en levende kjøring på den posten; og om den som skal sette den i gang virkelig kaller prosessen — se Oppgaver til folk, seksjonen «Måter å starte på».