Oppgaver til folk

En arbeidsflyt som bare skriver felt og sender e-post kunne like gjerne vært et skript. Det som gjør den til en forretningsprosess er Oppgaven: et trinn som blir stående og vente på et menneske, med egne knapper, frist og en skjerm der personen kan bestemme seg.

Denne siden handler om oppgavene, om hvem som setter prosessen i gang og om hvordan du følger med på det som kjører.

#Trinnet Oppgave

Dra Oppgave fra paletten ut på lerretet og marker den. Panelet til høyre viser alt en oppgave trenger:

Felt	Hva det gjør
Navn på trinnet	Det personen leser i oppgavelisten, og det som blir stående i historikken.
Brukere	Kontoer i appen, valgt for hånd.
Roller	Alle brukere med den rollen.
Skjerm som skal åpnes	Skjermen personen åpner for å bestemme seg. Den mottar nøkkelen til posten som parameter. Ingen = det avgjøres bare med knappene.
Frist (dager)	Dager regnet fra øyeblikket oppgaven opprettes. 0 = ingen frist.
Beslutninger	Knappene personen ser. Se nedenfor.

Om mottakerne: «hvem som får oppgaven avgjøres når den opprettes — å endre roller senere tar ikke oppgaven fra den som allerede hadde den». En oppgave som ble tildelt på mandag til dem som hadde rollen direcao, blir hos de personene selv om rollen endres på onsdag.

#Beslutninger — knappene og veiene

En beslutning er på samme tid en knapp på skjermen og en utgang i designet. Den deklareres én gang.

1. Åpne Beslutninger med knappen ….
2. Hver linje har en Etikett (det personen leser: «Aprovar») og en Identifikator (det koden bruker: aprovar).
3. Klikk på Legg til beslutning for dem som mangler.
4. Lukk dialogen og koble, på lerretet, hver utgang til trinnet som hører til den.

I eksempelet har oppgaven Aprovação da direcção tre: Aprovar, Rejeitar og Pedir mais dados. Hver av dem fører prosessen en annen vei — den første avslutter avtalen, den andre merker den som tapt, den tredje sender saken tilbake til selgeren og venter på signalet derfra.

#Det personen ser i appen

For den som bruker applikasjonen, dukker en oppgave opp gjennom to widgeter i skjermbyggeren:

Widget	Hva den viser
Mine oppgaver	Innboksen til den som har en økt: de åpne oppgavene til personen, med beslutningsknappene til hver av dem.
Status for prosessen	Hvor prosessen til en post står — «Nå i», de siste trinnene, og (valgfritt) beslutningsknappene.

Egenskaper det er verdt å kjenne:

• Vis beslutningsknapper — «de vises bare når den åpne oppgaven er tildelt den som ser på». Ingen bestemmer på vegne av en annen.
• Åpne skjermen til oppgaven — når du klikker på en oppgave, åpnes skjermen den peker på, allerede med nøkkelen til posten.
• Trinn som skal vises (i Status for prosessen) — hvor mange trinn fra historikken som synes.
• Entitet og Nøkkel til posten — hvilken post widgeten følger.

Når personen trykker på en knapp, lukkes oppgaven og prosessen går videre via den tilhørende utgangen — med én gang, uten at noen må gå og «kjøre» noe.

I kode gjøres det samme med SDK-en for skjermer (TypeScript):

const minhas = await keplin.workflow.tasks();
await keplin.workflow.complete(minhas[0].id, "aprovar", { nota: "ok" });

#Måter å starte på

En arbeidsflyt vet ikke hvem som starter den — og det er med vilje. Det er skjermen, koden eller foreldreprosessen som bestemmer. Det finnes fire måter:

Måte	Slik gjør du det
Knapp eller hendelse på en skjerm	I en TypeScript-hendelse: await keplin.workflow.start("wf_4ef9ed11", id).
Python-skript	workflow.start("Aprovação de oportunidade", 42) — tar imot navnet eller identifikatoren.
Underarbeidsflyt	Et Underarbeidsflyt-trinn i en annen prosess, på den samme posten.
Signal	En prosess som allerede kjører, stoppet i et Vent på hendelse, gjenopptas med signal(...).

Uansett måte er nøkkelen til posten påkrevd: hver kjøring handler om én post. Starten svarer «straks motoren når det første ventepunktet — den venter aldri på at prosessen skal bli ferdig», og returnerer identifikatoren til kjøringen som ble opprettet.

Identifikatoren til prosessen (wf_…) kopieres i overskriften til designet, med ett klikk — det er den du limer inn i koden.

#Følge med på kjøringene

I fanen Kjøringer til prosessen ser du alt som har kjørt:

Øverst finner du et filter på status (Alle statuser), antall kjøringer og knappen Slett de avsluttede. En prosess som ennå ikke har kjørt viser «Denne prosessen har aldri kjørt.».

Statusene til en kjøring:

Status	Betyr
Kjører	Den utfører trinn akkurat nå.
Venter	Den står stille — i en oppgave, i et Vent eller i et Vent på hendelse.
Fullført	Den nådde en Slutt.
Mislyktes	Et trinn ga feil (et skript som sprakk, en skriving som ble nektet).
Kansellert	Den ble avsluttet før den var ferdig.

Hver linje viser posten, statusen, når den startet og hvor mange trinn den tok. Åpner du linjen, ser du historikken — én oppføring per hendelse, med navnet på trinnet slik det står i designet:

Hendelse	Når den vises
startet	Ved starten av kjøringen.
trinn	Hvert trinn som ble utført.
beslutning	En betingelse som valgte en vei, eller en oppgave som ble avgjort.
ventet / gjenopptatt	Den gikk inn i en venting / den ble vekket.
avsluttet / mislyktes / kansellert	Utfallet.

Knappen Vis veien i designet er den nyttigste av alle: den tenner, på lerretet, trinnene den kjøringen gikk gjennom, nummerert i den rekkefølgen de skjedde. Du går tilbake til det vanlige med fjern veien, ved siden av fanene.

#Rydde i historikken

Slett de avsluttede «sletter de fullførte, mislykkede og kansellerte kjøringene av denne prosessen, sammen med historikken deres. Kjøringer som fortsatt går eller venter, beholdes. Dette kan ikke angres.»

Vil du ha en automatisk retningslinje, bruker du Rotasjon av oppføringer i innstillingene til appen: avsluttede arbeidsflytinstanser slettes etter fristen du angir, «instanser som fortsatt kjører eller venter på noen, slettes aldri», og «de som feilet, beholdes dobbelt så lenge».

#Vanlige spørsmål

Personen ser ikke oppgaven sin. I rekkefølge etter sannsynlighet: skjermen der widgeten Mine oppgaver står er ikke tilgjengelig for personen; oppgaven ble tildelt en rolle personen ikke har; eller kontoen i appen er ikke den personen du tror — kontoene i appen er uavhengige av kontoene på plattformen (se Brukere av appen).

Kan jeg tildele en oppgave til en annen person? Tildelingen låses i det øyeblikket oppgaven opprettes. For tilfeller med vikarer designer du prosessen med Roller i stedet for brukere: da holder det å gi rollen til den som trer inn.

Gjør fristen noe av seg selv? Fristen merker oppgaven og vises til den som har den. Vil du gjøre noe med en forsinkelse — varsle sjefen, eskalere — designer du den veien: en Parallell med en gren som går til et Vent på N dager og derfra til et Varsle.

En kjøring mislyktes. Får jeg gjenopptatt den? En mislykket kjøring blir registrert med trinnet og feilen. Den vanlige veien er å rette årsaken (skriptet, tillatelsen) og starte prosessen på nytt på den samme posten — står samtidigheten på Bare én om gangen, bør du først bekrefte at den mislykkede kjøringen ikke lenger teller som levende.